Prinzipiell wird in Deutschland vom Arbeitszeitgesetz für Beschäftigte eine Höchstgrenze der werktäglichen Arbeitszeit von acht Stunden festgelegt. Dabei ist der Arbeitgeber laut dem Gesetz nicht zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Jedoch sind nach dem Paragraf 16 Arbeitszeitgesetz für die Arbeitszeit gewisse Aufzeichungspflichten festgelegt, wenn beispielsweise Überstunden geleistet werden. Denn der Arbeitgeber ist laut Paragraf 16 Satz 2 Arbeitszeitgesetz verpflichtet, die Arbeitszeit des Arbeitnehmers, welche über die werktägliche Zeit hinausgeht, aufzuzeichnen. Der Arbeitgeber kann dabei zwischen der elektronischen oder handschriftlichen Aufzeichnung wählen.
Mindestlohngesetz bei der Arbeitszeiterfassung
Schon ab ersten Januar 2015 ist laut Paragraf 17 Mindestlohn-Gesetz geregelt, dass die Arbeitszeiterfassung von den Arbeitszeiten der geringfügig Beschäftigten Mitarbeiter zu erfolgen hat. Dabei sind zumindest wöchentlich bei Beschäftigung Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit zu erfassen, jedoch ohne Pausen. Es genügt demnach nicht, lediglich im Arbeitsvertrag die Arbeitszeit festzusetzen. Für die Unterlagen beträgt die Aufbewahrungspflicht zwei Jahre. Nur Minijobs in Privathaushalten sind von der Aufzeichnungspflicht ausgeschlossen. In der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung sind die weiteren Erleichterungen und Ausnahmen festgelegt.
Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung
Stasi-Methoden beim Discounter war eine Schlagzeile, die eine bekannte Firma 2008 an den Pranger stellte, als veröffentlicht wurde, dass die Beschäftigten vom Unternehmen mit Minikameras überwacht sowie deren Verhalten permanent dokumentiert wurde. Auch wenn das Beispiel ein Negativbeispiel sein mag, so zeigt es jedoch die allgemeine Problematik, dass es bei der Arbeitszeiterfassung rasch zu einer Mitarbeiterüberwachung kommen kann, welche Persönlichkeits- und Datenschutzrechte der Beschäftigten verletzt. Daher empfehlen die Datenschutzexperten, bei der Erfassung der Arbeitszeit bestimmte Punkte auf jeden Fall zu berücksichtigen, damit man datenschutzrechtlich kein Risiko eingeht. Der richtige Rechtsanwalt kann hier adäquat beraten.
Als Erstes muss die Zustimmung vom Betriebsrat eingeholt werden. Denn dieser hat ein Mitbestimmungsrecht. Er kann einschreiten, wenn er durch das Erfassen der Zeiten den Datenschutz und die Interessen der Mitarbeiter am Arbeitsplatz gefährdet sieht. Bei der Wahl vom Zeiterfassungssystem ist darauf zu achten, dass das System sicher, leicht verständlich, der Branche vom Unternehmen angemessen und unkompliziert ist. Weiterhin muss der Datenschutzbeauftragte konsultiert werden. Er sollte die aktuellen Regelungen zum Datenschutz am Arbeitsplatz kennen und damit ebenso die für die Firma geltenden Vorgaben zur Zeiterfassung. Zudem gilt die abgeschlossene Betriebsvereinbarung als rechtliche Grundlage für das Erfassen der Arbeitszeit.
Im Projektgeschäft ist die Arbeitszeiterfassung unerlässlich
Bei vielen projektorientierten Branchen, wie etwa Unternehmensberatung, Dienstleistungen und Software-Entwicklung, ist die Arbeitszeiterfassung ein Kernelement vom Geschäftsbetrieb, vor allem wenn die Arbeiten der Beschäftigten beim Kunden vor Ort durchgeführt werden. Denn ohne Zeiterfassung gibt es keinen Nachweis vom Projektfortschritt, jedoch auch keine Möglichkeit zum Abrechnen der geleisteten Tätigkeiten. Trotzdem sollten sich ebenso Firmen in diesen Branchen immer wieder darüber erkundigen, welche rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten sind. Das gilt vor allem für das Mindestlohngesetz, allerdings ebenso für den Bereich Datenschutz, beispielsweise die Frage, welches Zeiterfassungssystem man einsetzt.